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L’application de planification pour les anesthésistes

Découvrez comment une planification simple, rapide et précise peut améliorer les actes aussi bien pour les médecins, le personnel que pour les patients.

La planification des équipes est souvent une activité longue et difficile qui peut en fin de compte compliquer l’organisation et le fonctionnement d’un service d’anesthésie. Ces services complexes sont constitués de médecins, d’IADES, et de secrétaires médicales qui doivent tous faire face à des contraintes de temps et d’organisation importantes.

Entre les changements de plannings des chirurgiens avec des fermetures de blocs, la gestion des spécialités des uns et des autres qui empêchent une personne à en remplacer une autre facilement sur une vacation particulière, les demandes de congés et la gestion des désidératas, le travail d’un administrateur planning en anesthésie s’avère souvent difficile, source de stress et consommateur de temps.

De plus, les systèmes de planification manuelle sont susceptibles de provoquer des erreurs de planification, qui affectent à la fois les équipes et les patients.

Rapport

« Améliorer les performances internes avec une meilleure planification des ressources »

Améliorer la satisfaction de vos équipes

L’énorme coût du turn-over au sein des équipes médicales

L’utilisation d’un logiciel de planification du personnel, en créant des plannings horaires équitables, peut atténuer le stress des employés et réduire le risque d’épuisement professionnel et de rotation du personnel. Lorsque le personnel d’anesthésie se sent surchargé ou jongle avec trop de tâches complexes, la gestion des priorités peut devenir une source de tracas perpétuel pour les employés, qui peuvent alors présenter des risques de burn-out.

La planification équitable

Au sein des services d’anesthésie, dans le privé comme dans le public, l’application de l’équité à travers la planification est indispensable pour assurer des rangs de sortie convenables pour chacun. Cependant, cette tâche peut s’avérer complexe en raison des contraintes liées aux chirurgiens. Entre les consultations, les gardes et les vacations réservées aux blocs opératoires, le besoin d’équité est aussi important pour les médecins anesthésistes que pour le personnel.

La gestion des consultations et des spécialités

En tant que médecin anesthésiste, le partage des consultations au sein de l’équipe-même doit être respecté. Chaque médecin doit disposer d’un certains nombres de consultations, que ce soit par trimestre ou à l’année (selon le rythme d’élaboration des répartitions des consultations par les responsables plannings). Cette gestion équitable améliorera nettement la satisfaction des équipes ainsi qu’une meilleure entente entre tous.

 

De son côté, la gestion des spécialités reste sensible. Certaines spécialités doivent être gérées en priorité, d’autres ont des planifications particulières, comme la pédiatrie, où le couplage avec la planification des IADES est indispensable. Néanmoins, selon les outils à disposition des personnes responsables du planning, ce n’est pas toujours possible ou sinon tumultueux.

 

L’activité universitaire

 

Dans les structures publiques, la gestion des internes est souvent compliquée du fait de l’attention particulière à leur porter afin de les former. Cette contrainte de planification supplémentaire peut s’avérer difficile à respecter lorsque les médecins anesthésistes sont en sous-effectif, que la planification des salles d’opérations et/ou des chirurgiens n’est pas mise à jour, ou qu’une communication sur les changements de dernière minute est défectueuse. Une centralisation de l’information est donc indispensable pour éviter toute préoccupation supplémentaire.

La gestion RH

Que vous soyez médecin salarié ou libéral, de nombreuses obligations administratives vous sont demandées : répartition des consultations, des gardes, comptage des heures, des congés, des majorations et tant d’autres.
Allégez-vous d’une tâche en moins en l’automatisant pour mieux vous occuper de vos patients.

Des fonctionnalités conçues pour vos équipes

Des plannings équilibrés

En répartissant équitablement les tâches entre les différents médecins et le personnel et grâce à l’automation, les logiciels de planification aident les services d’anesthésie à atteindre une efficacité maximale et une meilleure qualité dans leurs missions quotidiennes.

1. Conçues pour une réactivité optimale

Grâce à des fonctionnalités telles que l’accès depuis un téléphone mobile ou les alertes en temps réel qui envoient automatiquement les notifications de changement d’horaires aux anesthésistes concernés, le personnel peut mieux suivre les équipes et faire preuve d’agilité face aux changements d’horaires.

2. La gestion des repos de sécurités

Au sein des services d’anesthésie, les repos légaux sont très surveillés et doivent être impérativement attribués à chacun selon leurs activités. Avec Momentum, profitez d’une automatisation de cette tâche avec la consultation possible de l’historique des repos de sécurité et soyez alerté lorsque vous modifiez le planning et qu’un médecin devrait être en repos.

3. Eviter le burn-out

Lorsque le personnel bénéficie de plannings équilibrés et reçoit des rappels qui le tiennent au courant de leurs prochains rendez-vous, il bénéficie du repos nécessaire pour donner le meilleur de lui-même aux activités assignées, et peut contribuer à créer une culture du bien-être des médecins.

 

Bénéfices pour les patients

Les équipes des services d’anesthésie en contact direct avec les patients sont chargées de les aider à se sentir pris en charge et écoutés lorsqu’ils en ont besoin. Lorsque les anesthésistes et le personnel sont en retard, lorsqu’ils ratent des rendez-vous ou lorsque le personnel est en sous-effectif ou en surnombre, c’est souvent en raison d’erreurs de planification qui n’ont pas été corrigées, et ce sont les patients qui en souffrent le plus.

Les patients s’attendent à des délais d’attente raisonnables, tant en termes de disponibilité des rendez-vous que d’attente à l’accueil, et ils méritent une communication claire de la part des membres du personnel et des soins de qualité. Le manque de personnel et les erreurs de planification réduisent les possibilités de rendez-vous et allongent les délais d’attente, ce qui, en fin de compte, a un impact sur vos résultats.

Les logiciels de planification améliorent les performances internes de l’ensemble du service d’anesthésie en contact avec les patients et augmentent le niveau de soins pour vos patients.

Bénéfices pour les responsables plannings

Le logiciel de planification est conçu pour être d’adoption facile par les responsables planification des services d’anesthésie. De nature intuitive et interactive, il permet aux planificateurs des services d’anesthésie d’assumer de nombreux rôles et procédures complexes, comme informer les médecins et le personnel des changements de planning et vérifier que chaque vacation soit toujours couverte.

L’interopérabilité, permise grâce à différentes intégrations (prise de rendez-vous en ligne, systèmes de badgeage, systèmes de gestion de paie et RH) aux workflows des équipes d’anesthésie, donnera lieu à de nombreux avantages pour le responsable planning ainsi qu’à l’équipe d’anesthésie.

En résumé, la planification automatique permet :

Un gain de temps pour la construction

La centralisation de l’information

La répartition équitable de l’activité entre les anesthésistes et les IADES

L’accès simple aux notifications de changements pour garantir la meilleure précision

Le suivi de l’équité et de l’impartialité du calendrier

Les fonctionnalités incontournables de Momentum by BioSked

La planification automatique à partir de vos règles, contraintes et désidératas

Dans de nombreux services d’anesthésie, les systèmes de planification sont parfois réduits à une feuille de calcul. Pourtant, il est clair que les responsables de la planification ont un besoin vital de logiciels performants et fiables, qui automatisent la planification en fonction de règles prédéterminées.

Les logiciels basés sur des règles permettent aux planificateurs de spécifier les règles en cours dans les établissements où ils interviennent, quelle que soit leur taille (cabinet, clinique ou hôpital), leurs exigences en matière de spécialité, leurs politiques de ressources humaines et bien d’autres choses encore, de sorte que chaque agenda soit construit automatiquement et suive les règles de chaque pratique.

Un logiciel de planification basé sur des règles permet d’éviter les affectations erronées, par exemple lorsqu’un membre du personnel doit intervenir à deux endroits à la fois, ou si quelqu’un doit intervenir sur un rendez-vous patient, alors qu’il a posé un congé, qu’il soit prévu ou posé à la dernière minute.

L’auto-planification

Les équipes peuvent échanger des vacations ou des affectations, et s’arranger les uns avec les autres au sujet des prochains rendez-vous, en fonction de leur disponibilité. Les fonctions d’auto-planification permettent au personnel de contrôler certains aspects de leurs horaires. Et grâce à une vue administrative intégrée, l’auto-planification garantit qu’aucune modification ne soit effectuée sans approbation.

La programmation depuis un mobile

De nos jours, la planification doit pouvoir être réalisée à tout moment, depuis n’importe quel type d’appareil. Grâce à l’application mobile, les responsables et leurs équipes peuvent consulter leur planning, soumettre des demandes (absences, désidératas, échange d’affectations) et recevoir des notifications sur leur téléphone.

Comme les anesthésistes travaillent souvent sur appel et à différentes adresses, leur emploi du temps doit être accessible et modifiable en permanence. L’accès depuis un portable ou une tablette est une fonctionnalité essentielle, en particulier pour les logiciels qui peuvent se synchroniser en temps réel avec un calendrier mobile.

Adaptées au secteur public comme privé

Que vous exerciez dans un centre hospitalier, une clinique, un groupe privé, Momentum par BioSked s’adapte parfaitement à chaque structure et taille d’établissement. Notre équipe est dédiée à chaque projet en restant à l’écoute de vos besoins, vos contraintes, vos règles et vos désidératas. Nous restons à votre disposition avant, pendant et après le déploiement de notre solution de planification .

Découvrez Momentum, la solution de planning spécialisée pour le médical !

Mettre les bonnes ressources au bon moment face à vos patients, c’est possible et c’est automatique !

Planifions une démonstration

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En collaboration avec Samir Lounis, Directeur Exécutif d’Imapôle Lyon-Villeurbanne, découvrez en quoi la planification dynamique peut être un outil d’efficience en imagerie médicale.

Rendez-vous le Mardi 28 juin à 12h15 !